Level up!

• Tweet

• Tweet

Työmuisti (lyhytkestoinen muisti) käsittelee joko aistihavaintojemme tuomaa materiaalia tai säilömuistista palauttamaamme materiaalia. Työmuistin kapasiteetti on hyvin rajallinen, vaihtelee noin seitsemän yksikön paikkeilla (+/- 2). -Wikipedia

Jos työmuistiimme mahtuu noin seitsemän yksikköä tavaraa kerrallaan, olisi todella tarpeellista pitää ne seitsemän lokeroa käytössä sitä tehtävää varten, mitä juuri tällä hetkellä haluamme viedä eteenpäin. David Allenin kirjassa Getting Things Done kuvataan työmuistiin palaavia ajatuksia termillä open loops (‘avoin silmukka’ suora suomennos), mikä tarkoittaa keskeneräisiä asioita, jotka putkahtavat mieleen satunnaisesti tahdostamme riippumatta ja lupia kyselemättä. Vertauskuvana voidaan ajatella toimistotyöntekijää, joka koittaa saada tärkeää tehtäväänsä tehtyä, mutta minuutin välein joku keskeyttää hänet omalla asiallaan.

Esimerkkejä open loopeista

• Jääkaappi on tyhjä
• Asiakas on tyytymätön
• Blogiin ei ole tullut uutta postausta kahteen viikkoon
• Huomenna on viimeinen lomapäivä

Päässä saattaa pyöriä esim. tällaisia asioita. Kuulostaako tutulta? Yllämainitut esimerkit ovat open looppeja sen takia, että niille ei ole määritelty seuraavia toimenpiteitä, mitkä veisivät asioita eteenpäin. Aivoihin voi tallettaa rajattomasti tehtäviä ja suunnitelmia tehtävien varalle, mutta niiden tarkka palauttaminen työmuistiin halutulla hetkellä on kovin epävarmaa. Siksi on parempi ulkoistaa palanen muistista digitaaliseen muotoon, ja Evernote on siihen omiaan.

Muistin ulkoistaminen Evernotella

Ratkaisu perustuu siihen, että kaikki päässäsi pyörivät open loopit kerätään Evernoteen erillisiksi muistilapuiksi (englanniksi Note).  Varaa keräämiseen reilusti aikaa, jotta saat perusteellista jälkeä aikaan. Keräämisen jälkeen tehtävät luokitellaan neljään eri kategoriaan.

Tässä havainnollistava kuva kategorioinnista Evernote Desktop -sovelluksella:

Kuvassa vasemmalla näet ympyröitynä neljä ‘notebookkia’ (=muistikirja). Selitän mitä kukin niistä edustaa:

1. Tehtävät: Tänne tulee kaikki yli 2 minuuttia kestävät tehtävät, mitkä eivät ole ajankohtaan sidottuja, mutta ovat tavoitteidesi kannalta olennaisia. Kuvassa esimerkkitehtävä on ‘Evernote esittelypostaus’. Kuvassa oikealla näet tehtävän kannalta oleelliset vaiheet, mitkä pitää suorittaa, jotta tehtävä tulee tehdyksi.
2. Tehtävät – Jos löytyy aikaa ja kiinnostusta: Tämä notebook on varattu tehtäville, jotka saattavat kiinnostaa, mutta eivät ole olennaisia minkään suuremman tavoitteen kannalta. Esimerkkinä vaikka uutuusleffan vuokraus
3. Tehtävät – Odottaa jotain: Tähän kategoriaan lisätään tehtävät, joiden etenemiseen et voi itse vaikuttaa. Esimerkkinä vaikka lehdistötiedote, joka odottaa jonkun toisen oikolukemista.
4. Tehtävät – Tehdyt: Tämä ei ole pakollinen, mutta tykkään pitää tätä sen takia, että voin heikolla hetkellä katsoa kuinka paljon olen jo saanut aikaan ja motivoitua sitä kautta uudelleen.
5. Kalenterin rooli: Kalenteriin laitetaan ainoastaan ne asiat, mitkä ovat välttämättömiä tehdä tiettyyn aikaan, kuten palaverit. Jos aikataulutat kalenteriin kaiken mahdollisen, stressaannut turhaan, kun joku olennainen asia ei tulekaan tehtyä sille varatulla ajalla, vaikka todellisuudessa sillä ei ole oikeaa aikapainetta.

Keräämisen jälkeen

Jotta häiriöt saadaan poistettua kokonaan mielestä, on jokaiselle kerätylle tehtävälle määritettävä seuraava askel. Näin aivot ymmärtävät, että homma on hanskassa ja tulee hoidettua, kun on sille hyvä hetki.

Esimerkki: Asiakas on tyytymätön

Et voi tehdä asiakasta tyytyväiseksi sormia napsauttamalla, mutta voit ottaa selvää mistä tyytymättömyys johtuu. Tällöin ensimmäinen askel voisi olla:

1. Soita asiakkaalle ja kysy, miksi hän on tyytymätön

Helpompaa on tietysti määritellä useampi askel valmiiksi, jotta suunnittelemiseen ei kulu aikaa useaan otteeseen, vaan pääset keskittymään täysillä itse tekemiseen. Kun saat tehtävän tehdyksi, siirrä se joko tehtyihin tai poista kokonaan.

Kun otat järjestelmän käyttöön ja pääset siihen sisälle, sinulla on kokoajan selvä kuva siitä, mitä pitää tehdä, jotta pääset eteenpäin tärkeissä tavoitteissasi. Älä jätä mitään sattuman varaan!